Excelマクロによる社内外一括連絡ツールの開発と業務効率化
BCC運用から脱却し、宛先・文面を柔軟に制御できる一括送信ツールを構築
業務改善自動化
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背景
取引先数が多い業務において、社内外への一括連絡が頻繁に発生していたが、
専用の一括送信ツールは存在せず、メールのBCC機能を用いた手動対応が常態化していた。
この方法では、宛先管理や文面調整に手間がかかるだけでなく、
送信ミスや情報管理上のリスクも内包しており、業務効率・安全性の両面で課題があった。
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課題
- 取引先数が多く、個別対応やBCC運用では工数・ミスリスクが高い
- 連絡内容ごとに宛先や文面を柔軟に切り替える仕組みが存在しない
- 定型連絡だけでなく、入金情報共有など非定型連絡にも対応する必要があった
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アプローチ
- Excelを基盤とし、VBAマクロによる一括連絡ツールを開発
- 宛先情報をExcel上で管理し、条件に応じて送信先を動的に切り替え可能とした
- 文面テンプレートを複数持たせ、用途に応じて柔軟に編集・差し替えできる設計とした
- 現場での使いやすさを重視し、特別なツール導入を不要とする構成を採用
重要なポイント
課題解決
BCCによる属人的・リスクの高い連絡手段をツール化により解消。
柔軟性
宛先・文面を動的に制御し、多様な連絡用途に対応可能な設計。
業務定着
季節挨拶から入金情報共有まで、日常業務に自然に組み込まれる仕組みを構築。